Pengeluaran teknologi di banyak perusahaan terjadi secara mendadak: laptop rusak, langganan aplikasi bertambah, atau server perlu ditingkatkan. Menyusun anggaran IT tahunan membantu pengeluaran lebih terkendali dan selaras dengan tujuan bisnis.

Inventarisasi Pengeluaran Saat Ini

Kumpulkan seluruh biaya teknologi tahun berjalan, termasuk yang tersebar di berbagai divisi. Langganan aplikasi yang dibayar dengan kartu kredit karyawan sering terlewat dari catatan, padahal jumlahnya bisa signifikan.

Kategori Anggaran IT

Kelompokkan anggaran agar mudah dipantau.

  • Operasional rutin — internet, hosting, domain, dan langganan aplikasi.
  • Perangkat — penggantian laptop, komputer, dan peralatan jaringan.
  • Keamanan — backup, antivirus, dan pelatihan karyawan.
  • Pengembangan — sistem baru atau pengembangan fitur.
  • Pemeliharaan — kontrak dukungan dan perbaikan.
  • Cadangan — dana tak terduga.

Baca juga: Transformasi Digital UMKM: Mulai dari Mana?

Selaraskan dengan Prioritas Bisnis

Tanyakan kepada pimpinan dan kepala divisi target bisnis tahun depan. Jika perusahaan berencana membuka cabang baru, anggaran perangkat dan sistem multi cabang perlu disiapkan. Jika fokus pada efisiensi, prioritaskan otomatisasi proses yang paling memakan waktu.

Rencanakan Siklus Penggantian Perangkat

Tetapkan umur pakai perangkat, misalnya laptop diganti setiap beberapa tahun, lalu jadwalkan penggantian secara bergilir. Cara ini mencegah lonjakan biaya ketika banyak perangkat rusak bersamaan.

Evaluasi Langganan secara Berkala

Tinjau setiap langganan setidaknya sekali setahun. Hapus akun karyawan yang sudah keluar, gabungkan aplikasi dengan fungsi serupa, dan pertimbangkan apakah sistem custom lebih hemat dibanding langganan per pengguna dalam jangka panjang.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Berapa persen pendapatan yang ideal untuk anggaran IT?

Tidak ada angka baku karena sangat bergantung pada industri dan seberapa besar ketergantungan bisnis pada teknologi. Lebih baik menyusun anggaran berdasarkan kebutuhan nyata dan prioritas bisnis.

Siapa yang sebaiknya menyusun anggaran IT?

Penanggung jawab IT bersama bagian keuangan, dengan masukan dari kepala divisi yang menggunakan sistem.

Kesimpulan

Anggaran IT tahunan yang terencana membuat pengeluaran teknologi lebih terkendali dan terarah. Inventarisasi biaya saat ini, kelompokkan per kategori, selaraskan dengan prioritas bisnis, dan sisihkan dana cadangan untuk kebutuhan tak terduga.

Butuh bantuan menerapkannya di bisnis Anda? Tim Tirta Project siap membantu merencanakan dan membangun solusi digital yang sesuai kebutuhan. Konsultasikan gratis via WhatsApp.